Вимоги до документів, що надсилаються до суду електронною поштою

У зв’язку зі збільшенням поштової кореспонденції, що надходить до суду засобами електронної пошти, звертаємо увагу користувачів судових послуг на вимоги чинного законодавства до  оформлення документів, що направляються до суду електронною поштою.

Законами України «Про електронні документи та електронний документообіг» № 851-IV від 22.05.2003, «Про електронний цифровий підпис» № 852-IV від 22.05.2003, «Про електронні довірчі послуги» № 2155-VIII від 05.10.2017 визначено основні організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів.

Зокрема, відповідно до положень ст. 5 Закону України Про електронні документи та електронний документообіг» № 851-IV від 22.05.2003 електронний документ – документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові ревізити документа, тобто дані без яких він не може бути підставою для його обліку і не матиме юридичної сили.

Створення електронного документу, відповідно до ст. 6 зазначеного Закону, завершується накладенням електронного цифрового підпису, що дає змогу ідентифікувати підписувача.

Відповідно до Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженої наказом ДСА України №1196 від 24.12.2019 року, зі змінами, приймання та передавання документів електронними засобами зв’язку здійснюється відповідно до Положення про порядок використання ресурсів локальної обчислювальної мережі в Державній судовій  адміністрації України, територіальних управліннях ДСА України, місцевих та апеляційних судах загальної юрисдикції, затвердженого наказом ДСА України від 04.12.2013 № 164, та Тимчасового порядку обміну офіційними електронними документами, затвердженого наказом ДСА України від 15.11.2016 №231.

Зазначеними нормативними актами встановлено вимоги до електронних листів, а саме:

1. електронний лист повинен містити зворотню електронну адресу адресанта, його прізвище, ім’я, по батькові, посаду, назву структурного підрозділу від якого направляється лист, телефон;
2. текст листа повинен містити підпис за яким можливо ідентифікувати відправника, тобто бути підписаним електронним цифровим підписом;

Лише у випадку відповідності електронного листа зазначеним критеріям від підлягає обробці, реєстрації і вважається офіційним процесуальним документом.